Veterinari
Durante la visita nessuno può rispondere al telefono.
L’assistente risponde, gestisce le richieste di appuntamento e riconosce quando la richiesta va subito a una persona.
Una chiamata breve in cui senti l’assistente al lavoro.
Le chiamate arrivano nel mezzo della visita
Durante un intervento non si può rispondere. Alcuni di chi chiama sono preoccupati e hanno bisogno di sapere in fretta quando e dove venire.
- Visita e telefono si contendono lo stesso tempo.
- Orari e prezzi vengono chiesti di continuo.
- La sera e nel fine settimana chi chiama non trova nessuno.
- Un’urgenza va riconosciuta in fretta.
Che cosa chiedono al telefono
L’assistente gestisce le questioni pratiche e passa avanti il resto.
- Richiesta di appuntamento e disponibilità
- Orari e posizione
- Istruzioni pratiche prima della visita
- Domande generali sui servizi
Come si svolge la chiamata
- 1
L’assistente dichiara di essere un’AI
E capisce di che cosa si tratta.
- 2
La questione pratica si risolve subito
Orari e istruzioni vengono dalle vostre informazioni.
- 3
L’urgenza passa a una persona
La chiamata viene trasferita al personale secondo la regola concordata.
Quello che conta per un ambulatorio
Appuntamenti in calendario
Calendari per operatore e giorni di eccezione vengono rispettati.
Una regola di instradamento chiara
Siete voi a definire che cosa passa subito a una persona.
Una risposta anche a studio chiuso
Chi chiama sa quando e dove può venire.
Un riepilogo delle chiamate
Trascrizione, argomento e riassunto per ogni chiamata.
I limiti che manteniamo
Al telefono non si danno valutazioni sullo stato dell’animale.
- Nessuna valutazione clinica e nessuna indicazione sulla cura dell’animale.
- Non è un servizio di guardia né di emergenza.
- Le urgenze vengono instradate al personale secondo quanto concordato.
Nessuna valutazione clinica sullo stato dell’animale. Non è un servizio di guardia né di emergenza.
Domande frequenti
L’assistente può valutare se la situazione è urgente?
No. Segue la vostra regola e passa la richiesta a una persona quando la regola lo prevede.
Può fissare un appuntamento?
Sì, in calendario secondo i servizi e gli orari concordati.
Funziona anche di sera?
Sì. Decidete voi che cosa dice fuori orario e dove indirizza chi chiama.
Sapremo per che cosa ci chiamano?
Sì. Di ogni chiamata restano trascrizione, argomento e riassunto.
Definiamo insieme le regole
Vediamo quali chiamate gestisce l’assistente e quali passano subito a voi.
Una chiamata breve in cui senti l’assistente al lavoro.